Creacion de un informe utilizando tablas

• Crear sin el asistente.- Para ello deberemos:-Elegir los Informes de la ventana Base de datos.-Hacer click en el botón Nuevo: se abrirá una ventana de diálogo Nuevo informe en la cual seleccionaremos la tabla/consulta de origen de los datos.-Elegir el botón informe en blanco: se abrirá el informe en Vista diseño.
• Es mas sencillo creas informes utilizando el asistente logicamente pues de otra manera resulta un poco mas complejo.
• http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/informes-macros-etc

Creacion de un informe utilizando el asistente

• Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe.Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
• De esta manera podemos hacer un informe simplemente siguiendo los pasos del asistente.
• http://www.aulaclic.es/access2003/t_12_1.htm

Partes de un informe

• Elementos de un informe
  1.- Secciones principales
  Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
  Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe
  Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior
  Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.
  Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior
  2.- Funciones de un informe
  Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el boton derecho le damos a la opción Ordenar y Agrupar.
• Un informe de acces es solamente una tabla o consulta pero mostrada de una forma elegnte por asi decirlo.
• http://www.programarvba.com/informes-access.htm

Consulta por parametros

• Una consulta de parámetros muestra su propio cuadro de diálogo que se solicita información. Puede diseñar una consulta pida un dato de información, por ejemplo, un número de parte, o por más de un fragmento de información, por ejemplo, dos fechas. Microsoft Access, a continuación, se recuperar todos los los registros que contienen ese número de parte o todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.También puede utilizar las consultas de parámetros como base para los formularios, informes y datos de páginas de acceso. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Cuando se imprime el informe, Access muestra un cuadro de diálogo solicitando el mes que desea cubrir el informe. Cuando especifica un mes y, a continuación, Access imprime el informe correspondiente.
• También, puede hacer lo siguiente con las consultas de parámetros, formularios e informes:
  Crear un cuadro formulario o el cuadro de diálogo personalizado que se solicita para de una consulta parámetros (lugar de utilizar de cuadro de diálogo la consulta de parámetros) y, a continuación, mostrar los resultados en una hoja de datos. Esto se conoce como consulta por formulario.
  Imprimir los criterios que se escribe en una consulta de parámetros para un informe en el encabezado del informe, de modo que se puede determinar del informe de los valores que se han utilizado para crearlo.
• http://support.microsoft.com/kb/304353/es

Consulta por varias tablas

• En Access, es posible realizar consultas involucrando campos de varias tablas, de modo que el resultado de la consulta muestre información procedente de todas ellas. Para que una consulta pueda realizarse sobre campos de varias tablas, éstas deben tener un campo común, y las tablas deberán estar relacionadas por esos campos. Si no se hubieran establecido las relaciones anteriormente, habría que establecerlas en este momento (en la propia consulta), ya que si no existen relaciones entre las tablas, Access no encontrará relación entre los campos especificados en la ventana de diseño y no mostrará ningún registro como resultado de la consulta.
  
• Una vez establecidas las relaciones entre las tablas el modo de generar una consulta de varias tablas es similar a la de creación de cualquier otra consulta, sin más que "subir" a la parte superior de la consulta las tablas necesarias (varias en lugar de una sola), y "bajar" los campos a incluir en la consulta desde cada correspondiente tabla en la que se encuentren.
• http://www.adrformacion.com/cursos/accesxp2/leccion2/tutorial5.html

Consulta por asistentes

• Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas-Hacer click en el botón nuevo-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.
• Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados.
• http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/consultas

Agregar objetos al formulario

• Añadir objetos procedentes de otras aplicaciones.- Un objeto es una unidad de información creada a partir de una aplicación para Windows que soporta Ole. Cuando un objeto se incorpora a un formulario, éste pasa a formar parte del archivo de la base de datos (Mdb). Sin embargo, un objeto vinculado aparece memorizado en el archivo en que ha sido creado y el formulario únicamente memoriza la posición del archivo objeto y visualiza una representación del objeto vinculado.Para insertar una imagen.- Se puede insertar el campo Imagen en una tabla y seleccionar en Vista diseño, en "Tipo de datos" Objeto Ole. Puede cambiar a Vista Hoja de datos si hace click sobre el campo de imágenes y después sobre el comando Objeto del menú Insertar. En la ventana que se abre se escoge Crear Nuevo y a la aplicación que desea usar para diseñar (para regresar a Access, hacer click sobre Archivo y elegir el comando Regresar a la tabla) o bien Crear archivo, buscando el diseño en el directorio donde está guardado.El diseño se puede ver luego en un formulario creado usando el campo Imagen (arrastrando el formulario). El tamaño de la ventana puede regularse en Vista diseño actuando sobre los cuadraditos adecuados. Para insertar la imagen se puede usar un marco objeto vinculado o no vinculado.Insertar gráficos.- Existe la posibilidad de realizar un formulario con el Asistente para gráficos. Para llevar esto a cabo se debe:-Después de hacer click sobre el botón Nuevo, luego elegir el Asistente para Gráficos.-Seguir las instrucciones en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.Además, existe la posibilidad de realizar un gráfico de un formulario ya diseñado eligiendo Insertar gráfico.
• Con esto podemos agregar varios objetos a nuestros formularios pues podemos agregar imagenes graficos y otras cosas asi.
• http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/insertar-objetos-diversos

Modificar un formulario

• Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del asistente, puede presentársele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto solamente puede hacerlo después de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos. Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor aparecerán los cuadrillos de redimensión (moviéndose a su alrededor aparece una pequeña mano negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondrá de un único cuadrillo para el arrastre. Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla Mayús., entonces se realizará tanto en horizontal como en vertical. Para redimensionar un control respecto a otro se debe:-Seleccionar los controles de redimensionar.-Elegir el tamaño del menú Formato.-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al más alto, al más corto, el más estrecho y el más ancho)Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:-Seleccionar el control deseado-Elegir Duplicar en el menú EdiciónExiste la posibilidad de usar únicamente la técnica del copiar-pegar.Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el control y pulsar Supr. Para eliminar únicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrícula o bien uno al lado del otro. En el primer caso se debe:-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)-Escoger el comando Alinear del menú Formato y después la cuadrículaEn el segundo caso se debe:-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.-Elejir el comando Alinear del menú Formato y después Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio debemos:-Seleccionarlos-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del menú Formato-Seleccionar Espacios iguales.
• http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/modificar-formulario

Crear un formulario

• Para crear formularios, podemos utilizar varios métodos:
  Uno utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creación del formulario.
  Otro empezando el formulario en blanco. Para crear un formulario, seguir los siguientes pasos:
  1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.
  2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.
  3 Hacer clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos.
  4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 5 Seleccionar Asistente para formularios.
  6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el formulario.
  7 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
  8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario 9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 10 Elegir la distribución del formulario.
  Las distribuciones más utilizadas son la de Columnas y Justificado, ya que las demás se parecen mucho al aspecto de tablas.
  Pinchando en cada opción aparece a la izquierda el aspecto que tendrá el formulario.
  11 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el cuadro siguiente
  
  12 Elegir el estilo del formulario. Pinchando sobre cada estilo de la lista aparece a la izquierda el aspecto que tendrá el formulario.
  13 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el último paso del asistente para formularios
  
  
  14 Escribir el nombre que le queremos dar al formulario.
  15 Hacer clic sobre el botón Finalizar.
  Por último aparecerá el formulario creado preparado para la edición de registros.
• Los formularios sirven para editar registros de una tabla o una consulta.
• http://www.aulaclic.es/access2000/t_6_1.htm
  

Relacion entre tablas

• Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno, uno – a – varios, varios – a – varios.La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A.
• Las relaciones entre tablas es cuando varias tablas comparten la misma informacion o mejor dicho su informacion esta asociada
• http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/relaciones.htm

Definicion de claves

• Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal.
  Una clave foránea es una columna (o combinación de columnas) que contiene un valor que hace referencia a una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma tabla).
  Por ejemplo, tenemos dos tablas, la de alumnos y la de cursos, en la tabla de alumnos pondríamos una columna curso: para saber en qué curso está matriculado el alumno, la columna curso en la tabla de alumnos es clave foránea, mientras que la columna codigo de la tabla de cursos será clave primaria.
  Una tabla tiene una única clave primaria. Una tabla puede contener cero o más claves foráneas.
  Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.
• Una clave es algo que nos permite identificar cada fila de una tabla sin equivocarnos.
• http://www.aulaclic.es/sql/b_1_1_1.htm

operaciones principales

Las bases de datos pueden realizar operaciones principales, como son:

• Facilitar el almacenamiento de grandes cantidades de información
• Facilitan la recuperación rápida y flexible de información

• Facilitan la reorganización de la información
• Facilitan la impresión y distribución de información en varias formas

Diseño de tablas

• Tras la creación de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creación de la tabla, o tablas, que almacenarán la información (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las películas, de los artículos...).
  Esta información será la que gestionen todos los demás objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarán colocados, etc...), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha información.
  Por esto, para diseñar una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Que información vamos a utilizar mas, que consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de que forma nos gustaría ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), como desearíamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribución y diseño (formularios)... Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y diseñar los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y óptimo diseño de nuestras tablas, es decir de las estructuras básicas de información en cualquier sistema de gestión de bases de datos. La información no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La información se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas tablas.
• De todo lo anterior se deduce que un paso previo e importante antes de crear una base de datos es analizar la misma con el fin de establecer la estructura más adecuada.
• http://www.adrformacion.com/cursos/accesb07/leccion2/tutorial1.html